内部監査

内部監査に「観察事項」は必要ですか?

先日、群馬で講演をする機会があったのですが、その席で会場の方(群馬県内のISO認証組織の管理責任者約60名)に「内部監査で観察事項を使っておられる方は、どれくらいおられますか?」と聞いてみました。すると、観察事項を使っておられる組織と使っておられない組織の比率は、半々でした。
例えば、第三者審査や内部監査を取材していると、審査員や内部監査員が、「この点については、こちらの部署で検討してみてください」「ここはもうちょっと考えたほうがよろしいのではないでしょうか」「このようなやり方もあることを提案しておきます」「この点には注意してください」といった表現を、よく聞きます。指摘の文末にこのような言葉が付いたものが、観察事項(審査機関によって「オブザーベーション」「改善の機会」など、言い方は様々です)と考えてください。

第三者審査で観察事項が出されたとしても、受審側には是正処置が要求されませんから、観察事項に対応するか否かは、受審側の自由裁量です。第三者審査で観察事項を使うのは仕方がない面もあるでしょう。しかし、内部監査で、観察事項を使うことに、つまり、被監査側の自由裁量を持ち込むことに、どのような意義があるのでしょうか。

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コメント

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  • コメント (9)

    • 外れた仔豚
    • 2011年 4月 28日

    仔豚@大阪マラソン外れました。。。。です。
    仔豚ンチでは「観察事項」あります。
    ただし、三者監査とは位置づけは若干違います。
    前提として、内部監査員はいくら社内事情に通じているとはいえ「シロート」であり暴発指摘であることも否定できないということがあります。
    そのために、「監査員としては<是正必要>と考えるが、実施の判断は受審部門の判断に委ねます」という位置づけで「観察事項」を発行するようにしています。
    そのような位置づけですから、「観察事項」と判定されても、受審部門が必要と判断したら、その後の是正のスキームは(いわゆる)「不適合」と同じになります。
    現実的には、「不適合」という表現では指摘をされた側が拒絶反応を示すことを回避するというのもありますけれど・・・・

    • 立花祐一(偽名)
    • 2011年 4月 28日

     ご無沙汰です。 最近の震災寄稿にアホキャラの私がチャラチャラとレスするのはあまりにも不謹慎なので自粛しておりました。
     さて、これは実に刺激的なお題(お気軽なバトルネタ)なので、Myお昼休みを使ってひとこと。
    (最大吸気中、吸気120%。声量設定、120デシベル。)
       内部監査に「観察事項」はゼッタイ必要どぅぇ〜〜〜〜すっ!
     具体的なMy主張はいずれまた。
     

    • 中尾優作
    • 2011年 4月 28日

    <仔豚@大阪マラソン外れました。。。。です。
    と言われて、サイトを見たのですが、うちの家族全員(6人です)で応募しても、1人出れるくらいの倍率ですね。追加当選は期待できない?
    閑話休題。
    暴発予防と用語拒絶反応緩和、この2点から、やはり「観察事項」は内部監査に必要だと言うことですね。
    ただ、そのような仕組みがあるなら、私が内部監査員だったら、不適合指摘はせずに、すべて「観察事項」で指摘してしまうと思います。そのほうが、自分の監査責任から解放されますし、被監査側からもにらまれないし、「観察事項」とはいえ、是正処置のヒントになるようなことは(私に力量があれば)言えるわけですから。でも、そうなっちゃうと、なんか、監査らしくないですね。
    状況はわかりましたので、もうちょっと仔豚さん自身のお考えをお聞かせてください。

    • 中尾優作
    • 2011年 4月 28日

    立花さん、お久です。
    <内部監査に「観察事項」はゼッタイ必要どぅぇ〜〜〜〜すっ!
    ちょっと、ちょっと、そんなに大声出さんでも、聞こえますがな。耳、キーンですわ。
    <具体的なMy主張はいずれまた。
    今夜参戦? 楽しみにしています。フフフ・・・

    • 俊ちゃん
    • 2011年 4月 28日

    こんにちは、俊ちゃんです、御無沙汰しています。
    観察事項不要論の場合、不適合の具体的な証拠が出なかったら、無視するのでしょうか?
    成熟度レベル2の証拠で適合であり問題ないとするのでしょうか?
    ISO 9001の要求事項の成熟度レベル2であっても、適合とする,内部監査の実施では、簡単に言い逃れの技量が上がるだけで、形骸化し、内部監査その物が無意味と思います。
    内部監査こそ、成熟度レベルのアップを目指し、内部監査こそ状況証拠だけで観察事項をじゃんじゃん提示する。
    内部監査は被監査部門の品質目標、業績、モラールを評価し、効率改善の為に規格の要求を広く捉え、成熟度レベルの改善の機会、ISO 9004の取込の機会、社員満足度の改善の機会、或は労務問題を解消する機会、要するに観察事項のてんこ盛りで、業績の改善のエンジンにするべきではないかと考えます。

    • え゛…iso??
    • 2011年 4月 28日

    議論が面白くなりますように ^^
    >内部監査で、観察事項を使うことに、つまり、被監査側の自由裁量を持ち込むことに、どのような意義があるのでしょうか
    失礼ながら、問題の立て方がおかしいと思います。
    監査所見に観察事項を設定する意義は「その取扱いが被監査側の自由裁量である」ことにあるのではないでしょう。現に、観察事項でありながら、被監査側に処置を求める審査機関の事例もあります(過去には間違いなくありました)。また、我が家の内部監査での「観察事項」については、ほとんどの部署が是正処置報告書を提出していますし、その内容がおかしければ監査員が突っ返したりもしています。
    観察事項の意義は、不適合(基準・ルールからの逸脱)には該当しないが指摘すべき事項を指摘できるようにすることにあると思います。
    我が家では、以下の三つの場合に、「観察事項」で指摘をすることにしています。
    1)現段階では、基準・ルールの範囲内であるが、このまま推移すれば不適合等に転化する可能性がある。
    例:計画は達成しているが、徐々に達成率が低下しつつある。
    2)現段階では、該当する基準・ルールが存在しないが、明らかに不具合がある。
    例:周辺が住宅地であるため施設周辺の環境整備に何らかの対策が必要である。
    3)監査時点では問題が絞り込めなかった(何が原因かは他部署の監査等も踏まえて確定する必要がある等)が指摘すべき問題が発生している。
    例:部署のハザマで「トラブル」が頻発している … 等
    このような指摘ができなければ、内部監査の価値も大幅に低下するでしょう。その指摘について、被監査側の裁量をどの程度織り込むのかは、その次の段階での問題だと思います。

    • 立花祐一(偽名)
    • 2011年 4月 28日

     少しハデな前ふりでしたが、内部監査の観察事項とは要するに・・・
      ・大目にみたげるから、これからはちゃんとやろうね。(はあと)
    …というホトケゴコロの表現手段だったり・・・
      ・本来は打ち首のところ、切腹で許してつかわす。
    …という武士のナサケだったり・・・ (死んでしまうことに変わりはないが)
      ・フテキゴーって人聞きが悪いよね。
    …と思ってる人向けのオブラートの代わりだったり・・・
      ・(自分が内部監査員の時)あいつ、ナニサマのつもりだ!
    …と非難されるのが怖くなった時の逃げ場だったり・・・
      ・ほらな、俺があそこでネバったから観察事項で収まったんだぞぉ。
    …テナカンジの武勇伝の原料だったり・・・
      ・あっ、その件は既に当社の問題として認識しておりますぅ。(^^)
    …テナカンジで第三者審査でのフテキゴーの回避を試みるのに使える(かもしれない)便利なモノですから、これなくして内部監査は語れません。観察事項はゼッタイに必要な概念なのです。(じゃじゃーんっ!)
     でもねぇ、某受審組織の事務局時代の個人的な経験を申しますと、最も効果的な是正勧告の手法とは不適合を指摘することでも観察事項を提示することでもなく・・・
    私 :これ、記録しませんからコッソリ直しといてください。(ひそひそ)
    相手:わかったわかった。悪いねぇ。(にやり)
    私 :いえいえ、どういたまして。(にたぁ)
    …でした。 事務局時代の私のばやい、勧善懲悪のあいえすおーは幻でしたねぇ、結局。

    • 出勤した仔豚
    • 2011年 4月 29日

    仔豚@製造業は明日からお休み です。
    >もうちょっと仔豚さん自身のお考え
    ってリクエストなので。。。
    仔豚としては、「悪いもんは悪い」ということで社内セミナーやってました(過去形)。
    良く裁判で、「社会通念的に適切ではないが、現行法において適法であり、処罰をすることはできない」というようなことがありますが。。
    2者監査では、あくまで規格の範囲で見ないと適合性の整合性がとれないので、「良くないけれど適合」⇒「観察」というようにされることも多いと思います。
    仔豚ンチでも、「良くないけれど適合」⇒「観察」と判定はしますが、でも「悪いもんは悪い」から是正は必要と考えています。
    ここは、明らかなルール違反と一緒にしてしまうと、「言われた通りやってるのに何が悪い」という論理で返されることもあるので、区別するようにしてました。

    • 中尾優作
    • 2011年 5月 01日

    仔豚さん、立花さん、俊ちゃん、え゛…iso??さん、このたびはコメントありがとうございます。今回のコメントを総括し、自分なりの考え方を述べたものを4月29日付のブログで書いてみました。

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