第二者監査

LRQA主催の二者監査セミナー(2日目)

(前日の続き)LRQAジャパン主催による二者監査セミナー「サプライチェーンマネジメント 〜二者監査の活用」の2日目は、9:00〜17:00まで開催された。最初の30分で、昨日作成したチェックシートの見直し、あるいは追加作成を実施したあと、いよいよ二者監査のロールプレイに入った。

演習「二者監査のロールプレイ」
20130709audit1.jpg2つのグループが交互に、チェックシートをはじめ、昨日配布された監査資料をもとに、サプライヤー役の講師(奥村朋子氏)を相手に監査を実施する。監査を受けながら、講師は時々監査のやり方に対して講評を入れる。1つのグループが監査を実施している間、もう1つのグループはその監査の模様を傍聴する。これを2セット実施して、各グループは、監査で抽出した懸念点を模造紙にまとめ、午前中は終了。

演習「監査報告書(監査所見)の作成」
20130709audit2.jpg午 後からは、二者監査のロールプレイをもう1セット実施。ここで、最終的に何を不適合とするか、また、何を改善の機会とするかを明確に導き出す。監査終了 後、1時間をかけて監査報告書(監査所見)を各グループで作成。講師は監査報告書で書くべき項目として、次の3点を挙げた。
①不適合の内容
②要求事項(監査基準)
③客観的証拠

ロールプレイの間に講師が述べたアドバイスのいくつか。
「監査で突っ込んでいく場合、自分たちはどこに着地点を求めているか、どこにリスクがあると踏んでいるかを明確にしてから、実施すること。でないと散漫な監査になってしまう」
「不良が起こってから、二者監査に行くのではない、不良が起きないようにするために二者監査に行く、という姿勢でのぞんでほしい」
「監査員は話をしながら、メモをとらないといけない。大変だが、これは習得しなければならない。もしメモが取り切れなかったら、相手に『すみませんが、メモを取らせてください』と言ってメモを取る時間をもらう。これは全然恥ずかしい話ではない」
「客観的証拠となる文書については、日付・文書名・文書番号等は必ず特定しなければならない」
「提供してもらう文書は、書き込みができるものをもらうこと。例えば、コントローププランやFMEAシートの原紙をくれるところもあるが、その時はそれら を複写したものをもらい、書き込みができるようにする。監査の時は、そのシートを持って、そこにどんどん書き込んでいく」
「コントロールプランは、他社の事例を参考にしながら、監査員自身があらかじめ作っておくとよい。すると、監査に行った時に、サプライヤーのコントロールプランのヌケなどが見つけやすくなる」

講義「監査報告書(監査所見)作成の解説」
監査直後の報告書は、監査所見がメインになる。クロージングまでに、監査基準との対比で懸念点をまとめる。監査所見には、不適合や改善の機会だけでなく、 継続して欲しい強味(Good Point)も入れること。なお、「改善の機会」を指摘する場合は、必ず冒頭に適合の証拠を書いておくこと。また、是正処置を要求する場合は、是正処置の 責任者が理解できるように分かりやすく書くこと。

講義「クロージングミーティングの解説」
クロージングミーティングでは、相手に敬意を払った報告をすること。報告している監査チーム以外は、全員が被監査側である。受け入れれば、即時是正処置等 の活動がスタートするので、その指摘を受けて相手が困らないか、実際と違う指摘がされていないか、コスト的に困難でないかといった観点で監査報告を聞くこ と。

演習「クロージングミーティング」
20130709prezen.jpgク ロージングミーティングという場面設定で、各グループが、先ほどの監査結果をもとに、監査所見を発表。例えば、Aグループが発表した場合は、Bグループは 被監査側として話を聞き、監査所見を受け入れることができるかを判断する。講師は、監査所見を聞いた後に講評を述べた。

講義「最終監査報告書と監査後の活動」
このあと、講師による講義。講師は「二者監査には、新規サプライヤーとして認定するための監査もあれば、継続的なサプライヤー評価のための監査もあれば、 問題発生時の臨時的な監査もある。こういった二者監査の目的は、必ず被監査側であるサプライヤーに伝えておくこと。また、二者監査の効果確認は、 サプラ イヤー起因による問題が実際に減少しているかどうかで判断できる。さらに、サプライヤーにおいて、システム監査で高得点を取っているのに、品質不良や納入 問題が減らない場合があるが、そんな時には、今回演習で作成したようなプロセスチェックリストを用いた監査が有効である」と述べた。

最後に、今回の研修内容や日頃の監査業務の中での疑問点や対応に悩んでいる点などを参加者から出してもらい、それに対して講師が回答するというQ&Aを行い、閉会となった。

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