第三者審査

内部監査員が同行する審査

昨日、某審査機関の社長さんに会ってきました。今でこそ年数回審査に出る程度ですが、以前は社長をやりつつも頻繁に審査に出ておられた方です。この人は審査をやる時に、先方の組織に対して「内部監査員に同行していただいても構いませんよ」と言う場合があるそうです(もちろん、相手組織に、内部監査に対して前向きに取り組む意思が感じられたらでしょうが)。

例えば審査員が現場ツアーに行くと、事務局や現場責任者以外に、ぞろぞろと有志内部監査員がオブザーバーとして着いてくるわけです。いい審査をやってくれる審査員の審査をライブで見るというのも、いい内部監査員教育になるのではないでしょうか。

ここでは、オブザーバーというのがミソだと思います。事務局や現場責任者のような審査員対応の仕事から解放されて、第三者的に冷静に審査を見れる状況にあるからです。もちろん、本人に学ぶ意欲が必要でしょうけど。例えば、組織側から指名して、いい審査員に来てもらった場合などは、その審査を内部監査員研修の場としても使ってみてはいかがでしょうか。うまく行けば、一粒で二度おいしい。

282-syuei.jpg(多すぎても困る例:写真は守衛室での審査風景。守衛室の中は、審査員と事務局と現場責任者の守衛さんとオブザーバーで満室状態。なので、中に入れなかった人は審査を見学することができず、このように外でブラブラすることになる。なお、この写真は昨日取材した方とは関係ありません)

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コメント

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  • コメント (5)

    • 大名行列
    • 2010年 12月 03日

    誘導したことは、一度もありませんが、某組織の事務局さん(凄いしっかり者で、第三者審査員としては、全く苦労無く:何を苦労とするかで定義は違うでしょうが・・・、審査を終えられます)に、「明日は、我が家の若い衆を刺激して欲しいので、計画には設定されてない者も参加させます。よろしくお願いします」と言われ、うっかり「了解しました」と答え、当日になって、もちろん口にはしませんでしたが、“大名行列?”“教授回診?”という状態になったことが・・・。
    緊張しましたよ。知り合いから心臓に毛が生えているのでは?と言われる私でも。
    なにせ、お墨付き貰ってから観察されるのですから。
    で、私の審査を観察した結果が彼等のその後のパフォーマンスに現れるわけですし・・・。
    所詮カリスマでは有りませんので、凄腕事務局さんに、「大したこと無かったな」という評価は受けたくないです。(笑)
    凄腕じゃない事務局に何を言われても、「別にぃ〜〜」と言えますが、凄腕に「あいつは見掛け倒し、噂先行」と言われたら、それは「べつにぃ〜〜」とは絶対に言えません。はい。
    ちなみに、この事務局さんの期待は、内部監査員ではなく、実務担当者への“爆弾投下”でした(爆)
    管理席責任者さんや事務局さんから、焼け野原にしてほしいとか、徹底的に問題の根っ子を抉り出してください言われ、マジで臨み、「想定外の焼け野原」、「子供のケンカにバスーカ砲」と評されたことも有りました。
    何事も、相手の期待を下回ってはならず、超えてもならずですね。
    なんか、中尾さんがよくブログに書かれれいる(?)“男女の機微”みたいですねぇ・・・。

    • 中尾優作
    • 2010年 12月 04日

    これが事の真相です(笑)。ありがとうございました!

    • GAI@事務局業務はお任せください(^。^メ) オイオイ…
    • 2010年 12月 09日

    ISO9001:1994当初はやってたこともありましたね。
    内部監査員のメーリングリストを社内で作ってて、「審査員のガイド役をしませんか?」と募集して、やる気のある内部監査員にはスキルアップの機会を与えるようにしていました。
    更に、一部の内部監査員には、日ごろ製品実現プロセスをうまく廻せず開発スケジュール遅延をよく引き起こしている部署の審査に立ち合わせてほしい、というケースも見られました。この内部監査員はその部署をどうこうというよりも、製品実現プロセスのうまくいってないところを治すためにそう申し出てました。
    そういう色んな考えで応募してくる一部のやる気のある内部監査員には喜んで場の提供をしたものでしたが、しかし組織規模が大きく審査の期間も長かったので、その調整には苦労したもんでした。
    もちろん、「我々の審査を内部監査員に見せていただいても結構ですよ」なんておっしゃる審査員も確かにいらっしゃいましたね。
    そのときにはよほど自信があるんだな、なんて思ってましたが、このブログの返信を読んでなかなか複雑な心境だったことを知り、今度は自分が複雑な心境に(^^ゞ
    でも、このイベントは途中で縮小しました。
    というのも、確かにお手本とすべき審査をされる方も居れば、完全半面教師としなければならない方も(^^ゞ 
    審査員と一口でいっても色んな方がいらっしゃいましたから(^^;)
    これを、参加している内部監査員各人が適切に判断してくれればいいのですが、反面教師を教師視してしまい結果的に悪影響となるケースも見られたので、それ以降はこれまでに審査実績があり大丈夫と分かっている審査員以外は自分でガイドして、審査員の力量を見るようにしました。
    しかしこういう試みも、ISO/TS16949ではなかなかうまく行かなくなりました。
    IAOBが日本国内の立会い審査をしたとき、会議室にうじゃうじゃ人が集まって審査とか、大名行列な様を見て、「審査は現場で必要最低限の人数でやれ、直接関係のない要員を拘束して、日ごろの業務運用に支障するような審査はするな」のようなお達しを審査会社に出したらしいのです。
    彼らのお達しには、こういった内部監査員への機会も考慮されていたのかどうかは分かりませんが、そのお達しから審査員は、「プロセスオーナと担当者、書記係りの3名と、必要に応じてガイドの方以外は退席してください」と、いろんな意味での審査側のリスク?(下手にIAOBから文句言われないようにとか)を排除するような傾向になりましたので(^^ゞ

    • 中尾優作
    • 2010年 12月 09日

    受審組織側から大名行列をみるとこうなんですね。

    • TOMO
    • 2010年 12月 16日

    GAIさんへ
    IAOBのお達しは、現場で審査せずに会議室で記録だけ見ているような審査への警鐘だったと記憶しています。
    また、会議室でうじゃうじゃという光景は、彼らの考えるプロセスアプローチ審査になっていない可能性があると、見えたからではないでしょうか。(あくまで推測です)
    一方で、彼らの世界での内部監査員は、少数精鋭&専任者が多いですね。場合によっては、第三者審査員より「デキル」ことも、彼らは十分知っていたと思います。
    日本の内部監査員という役割に対する考え方と、彼らの世界での内部監査員の在り方の違いも、GAIさんの戦略に影響したかもしれませんね。

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