なぜなぜ分析

門岡淳さんの「なぜなぜ分析」問題 その4

今回は、アイソス7月号の連載記事「門岡 淳の『不適合を生かす!』 なぜなぜ分析を一緒にやってみよう 第4回「分析は足りて過ぎず」に掲載された問題を紹介します(この記事を掲載することになった経緯は本稿末をお読みください)。解答はアイソス8月号に掲載されますが、8月号発売日(7月10日)よりも少し早目に、その解答を本ブログで掲載しますのでお楽しみに。

下記の問題に対して、読者の方で「解答してもイイ」とお考えの方は、ぜひこのブログでコメントを入れてください。もちろん、解答以外に、ご質問やご意見のコメントでも結構です。この連載記事の執筆者である門岡淳さんから直に返答がもらえると思います。では、問題です。

【問題】
ウタカタ行政書士事務所は、顧客から役所への届出書類の作成を依頼されました。法令改正に伴い届出様式が変更されているにもかかわらず、旧様式で作成して顧客に提出してしまいました(不適合)。
次のなぜなぜ分析の原因のうち、具体的で有効な是正処置を講じることができるのはどれでしょう。

1 事務員Aは、届出様式の変更を知らなかった(1why)。
2 管理者Bは、事務員Aが届出様式の変更を知っていることを確認しなかった(2why)。
3 ウタカタ行政書士事務所は、情報共有の重要性に対する認識に欠けていた(3why)。

(掲載経緯説明)
アイソス4月号から「門岡 淳の『不適合を生かす!』 なぜなぜ分析を一緒にやってみよう」を連載しています。この連載は、門岡淳さん(いそいそフォーラムメンバー)が運営するサイトの「マネジメント道場」の掲示板とのコラボ企画だったのですが、このたびの東日本大震災で門岡さんが被災され、同掲示板に書き込める環境でなくなったことから、本ブログで一時的にその代行をさせていただくことになりました。

この連載では毎号、門岡さんから問題が提供され、翌月号にその解答が掲載されるという仕組みになっています。その中の問題と回答だけを、本ブログで紹介していきます。

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コメント

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  • コメント (6)

    • けんさん
    • 2011年 6月 27日

    回答 3

    • 中尾優作
    • 2011年 6月 27日

    オオッ! 本企画最初の回答者です!
    けんさん、おおきに!

    • 門岡 淳
    • 2011年 7月 02日

    けんさん,おばんです。門岡 淳です。私の回答は
    http://www.yusakunakao.sakura.ne.jp/mt/isos/2011/07/4-1.html
    のとおり,2「管理者Bは、事務員Aが届出様式の変更を知っていることを確認しなかった」です。
    3「ウタカタ行政書士事務所は、情報共有の重要性に対する認識に欠けていた」を原因とすると,その対策はいろいろ考えられます。その対策の中に「管理者は,事務員が様式変更を知っていることを確認する」が含まれていないと・・・この不適合は再発します。
    3を原因とすると,対策として考えられることは他に「毎朝ミーティングを行い情報共有する」「法令改正の勉強会を開催する」「情報共有が必要な事項は文書化して回覧し,理解した人はサインする」等々・・・・いろいろ考えられます。これらの対策が必要な予防処置か?余計な是正処置か?は,組織の状況によって異なることでしょう。

    • イソハドーグ
    • 2011年 7月 03日

    日曜出勤してます。でも、ヒマです。
    ところで、この件の是正処置案です。
    管理者Bが、事務員Aが届出様式の変更を知っていることを確認しなかったとしても、最新様式が使用されるように、届出書類作成の都度、行政ホームページから様式をダウンロードして、作成する。
    という手順に変更する。
    ってのは、いかがでしょう?
    但し、行政が最新様式をホームページにアップし忘れたときの是正処置が困難か?

    • 門岡 淳
    • 2011年 7月 03日

    イソハドーグさん,おばんです。門岡 淳です(^-^)。
    実はこの問題を考えながら・・・・オイオイ,この行政書士事務所では,各事務員が最新様式を管理してるのカイ!文書管理がナットラン!と自分に?突っ込みを入れていました。使用すべき外部文書(届出様式)の適切な版が,必要なときに.必要なところで使用可能な状態にあることが確実じゃないナア・・・・。顧客要求事項だけではなく規格要求事項にも不適合かもしれませんね。
    で,適切な是正処置は何か?というご質問には・・・・・なぜなぜ分析上は,不適合の事実関係(ウタカタ行政書士事務所の品質マネジメントシステム)を明確にしてから・・・考えます(^-^)。

    • イソハドーグ
    • 2011年 7月 04日

    ですよねぇ〜。
    すんません、ハナシを飛ばしすぎた。
    このテーマは、なぜなぜを活用した真因の追及が第一テーマだった。

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